ΚτΠ: Έργα πληροφορικής στον δημόσιο τομέα

Αλλαγή νοοτροπίας, κεντρικός σχεδιασμός και ρεαλιστική στοχοθέτηση απαιτείται από την πλευρά του δημόσιου τομέα, προκειμένου οι επενδύσεις σε έργα πληροφορικής να καταστούν ακόμη πιο αποδοτικές και επωφελείς, τόσο για τους ίδιους τους φορείς, όσο και για τους πολίτες. Αυτά είναι μερικά από κεντρικά συμπεράσματα στα οποία κατέληξε το Παρατηρητήριο για την ΚτΠ, στο πλαίσιο της εκπόνησης σχετικής μελέτης. Ειδικότερα, όπως διαπιστώθηκε, είναι ορατή η μεταστροφή των προτεραιοτήτων του δημοσίου τομέα αναφορικά με τις επενδύσεις του σε έργα πληροφορικής. Συγκεκριμένα, μέχρι πρόσφατα η έμφαση δίδονταν:

• Στην ικανοποίηση απαιτήσεων που προκύπτουν από αλλαγές στο θεσμικό και ρυθμιστικό πλαίσιο, όπως σε περιπτώσεις οδηγιών της Ε.Ε.
• Στην εγκατάσταση βελτιωμένων οργανωτικών δομών με σκοπό τη μείωση της γραφειοκρατίας.
• Στην αξιοπιστία και ασφάλεια των ηλεκτρονικών συστημάτων που εγκαθίστανται.
• Στη γενικότερη αύξηση της παραγωγικότητας των υπηρεσιών.

Ωστόσο, αρχής γενομένης από έργα όπως το TAXISnet και το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα του ΙΚΑ, η έμφαση των σχετικών επενδύσεων έχει πλέον μετατοπιστεί προς:

• Την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των πολιτών.
• Την προσβασιμότητα και γενικότερα.
• Την παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Επίσης, αυξημένη έμφαση δίνεται πλέον στη διαλειτουργικότητα, όπου φαίνεται ότι υστερούν το πλήθος των επενδύσεων. Σε αυτό το πλαίσιο θετικό είναι το γεγονός ότι εξειδικευμένα μεγάλα έργα που αφορούν στη διαλειτουργικότητα του συνόλου του δημοσίου τομέα βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη. Στον αντίποδα, η εξοικονόμηση ανθρώπινου δυναμικού, δεν φαίνεται να αποτελεί προτεραιότητα κατά το σχεδιασμό νέων επενδύσεων, ωστόσο, συχνά, αποτελεί φυσικό επακόλουθο της υλοποίησης μιας επένδυσης. Στην εξάπλωση της χρήσης τεχνολογιών πληροφορικής στις δημόσιες υπηρεσίες ανασταλτικά δρουν, μεταξύ άλλων:

• Το ανομοιογενώς κατανεμημένο και μεγάλο μέγεθος της δημόσιας διοίκησης.
• Η χαμηλή αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της.
• Η συχνή επικάλυψη αρμοδιοτήτων και ορίων ευθύνης.
• Ο αργός ρυθμός προσαρμοστικότητας του ανθρώπινου δυναμικού και κυρίως.
• Η έλλειψη εξειδικευμένης εμπειρίας για την αποτελεσματική χρήση του τεχνολογικού εξοπλισμού.

Εξάλλου, αρνητικά στοιχεία που διαπιστώθηκαν στη διαδικασία υλοποίησης επενδύσεων στην πληροφορική, περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων:

• Την έλλειψη αυστηρών διαδικασιών παρακολούθησης και αξιολόγησης των επενδύσεων, καθώς και απουσία στοιχείων μέτρησης της εξοικονόμησης ή κατανάλωσης πόρων που συνεπάγεται κάθε επένδυση.
• Το γεγονός ότι η εγκατάσταση νέων συστημάτων πληροφορικής και η υλοποίηση σχετικών επενδύσεων δεν οδηγεί, τις περισσότερες φορές, σε αντίστοιχη επιχειρησιακή αναδιάρθρωση των φορέων, ώστε να είναι πιο λειτουργικοί και αποδοτικοί.
• Την έλλειψη συνέχειας των προσπαθειών εκσυγχρονισμού, η οποία (σε συνδυασμό με τις συχνές αλλαγές πολιτικής ηγεσίας των φορέων) συχνά οδηγεί στην απαξίωση των επενδύσεων σε έργα πληροφορικής, πριν αυτές αποδώσουν τους πρώτους καρπούς.
• Τη λογική της αντιμετώπισης προβλημάτων, μέσω της επιλογής των οικονομικότερων λύσεων μεγάλων απαιτήσεων που όμως δεν έχουν δοκιμαστεί και δουλέψει άλλου και συχνά αποδεικνύονται ανεπαρκείς.
• Την τάση του δημόσιου τομέα να προχωρά με μεγάλης κλίμακας έργα, τα οποία ενέχουν μεγάλο κίνδυνο αποτυχίας.
• Την απουσία διαδικασιών εντοπισμού και διαχείρισης κινδύνων στη διοίκηση έργων πληροφορικής στο δημόσιο τομέα, με αποτέλεσμα η τήρηση προθεσμιών και η προσπάθεια για μείωση του κόστους και της ανθρώπινης προσπάθειας συχνά να λαμβάνει χώρα εις βάρος της τελικής ποιότητας.

Με βάση τα παραπάνω, το Παρατηρητήριο για την ΚτΠ, προχώρησε στη διατύπωση συγκεκριμένων προτάσεων που στόχο έχουν τη βελτίωση της αποδοτικότητας των επενδύσεων που υλοποιεί ο δημόσιος τομέας σε έργα πληροφορικής. Ενδεικτικά, μερικές από τις προτάσεις του Παρατηρητηρίου είναι οι ακόλουθες:

• Ο σχεδιασμός των επενδύσεων πληροφορικής σε συνάφεια με τις βασικές στρατηγικές επιλογές της Ελλάδας ως κράτους μέλους της Ε.Ε. και στο πλαίσιο ενός κεντρικού σχεδιασμού ανεξάρτητου των επιμέρους κυβερνητικών επιλογών και πρωτοβουλιών.
• Η αλλαγή νοοτροπίας σχεδιασμού των επενδύσεων, στην κατεύθυνση της υλοποίησης περισσότερων έργων μικρής διάρκειας, που είναι απλά σε επίπεδο τεχνικής υλοποίησης και διέπονται από ρεαλιστικούς στόχους.
• Η χρήση ανεξάρτητων φορέων και συμβούλων προερχόμενων από χώρους εκτός της υπηρεσιακής διοίκησης, οι οποίοι μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό των κινδύνων που ενδεχομένως ενέχει η υλοποίηση ενός έργου χωρίς να επηρεάζεται η κρίση τους από υπηρεσιακούς ή πολιτικούς παράγοντες.
• Η δημιουργία μητρώου δημοσίων υπαλλήλων ειδικευμένων στην υλοποίηση έργων πληροφορικής και αξιοποίηση αυτών σε νέα έργα.
• Η υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενδοεπιχειρησιακών αλλαγών σε κάθε φορέα (και κάμψη των όποιων αντιδράσεων) με στόχο την βέλτιστη αξιοποίηση των αποτελεσμάτων των επενδύσεων.

Η «Μελέτη Βελτίωσης της Αποδοτικότητας Επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στο Δημόσιο Τομέα» εκπονήθηκε από το Παρατηρητήριο για την ΚτΠ. Στο πλαίσιο διεξαγωγής της συγκεντρώθηκαν ποιοτικά στοιχεία για τη συμπεριφορά του δημοσίου τομέα αναφορικά με έργα που αφορούν σε τεχνολογίες πληροφορικής επίσης, καθώς και ιστορικά στοιχεία αναφορικά με τα σχετικά μεγέθη επενδύσεων από τα μέσα της προηγούμενης δεκαετίας. Επιπρόσθετα, εντοπίσθηκαν τα κράτη μέλη της ΕΕ με συνολικά αρτιότερη δημόσια επενδυτική πολιτική σε τεχνολογίες πληροφορικής, από όπου και αντλήθηκαν βέλτιστες πρακτικές. Παράλληλα, με γνώμονα διεθνώς αποδεκτές μεθοδολογίες, συγκροτήθηκε σύστημα δεικτών μέτρησης της αποδοτικότητας των επενδύσεων, η πιλοτική χρήση του οποίου σε 10 έργα - δημόσιες επενδύσεις πληροφορικής κατέληξε σε μια σειρά από συμπεράσματα, τα οποία και εμπλούτισαν τα συνολικά ευρήματα της μελέτης.